Наша рассылка
Заказать звонок
8 (495) 774-25-93
Главная   →   Блог
Организация совещаний и круглых столов
   2016-01-07

В современном корпоративном мире собрания, совещания, круглые столы и прочие формы групповых мероприятий становятся одной из главных форм передачи информации и принятия решений. При этом исследования показывают, что до 70% подобных активностей не только не способствуют повышению эффективности деятельности, но и, напротив, зачастую становятся главными поглотителями времени. Восприятие сотрудников касательно собраний и совещаний, как можно догадаться, соответствующее. На них идут с неохотой и поглядывают на часы, в надежде, что встреча быстрее закончится.

Задать вопрос


Время прочтения: 15 минут

В чём же причина того, что вполне эффективные методы работы дискредитировали себя в большинстве компаний? Во многом корни проблемы лежат в области квалификации менеджеров, подобные мероприятия проводящих. Увы, лишь малая часть руководителей владеет верной методологией проведения совещаний и в состоянии сделать их по-настоящему результативными.

Каковы же основные факторы успеха в организации и проведении внутрикорпоративных групповых мероприятий? Для начала давайте разберёмся с терминами.

Технически, существуют два основных вида встреч: собрания и совещания. Их часто путают между собой, называют тренингами, презентациями, круглыми столами и пр. При этом ключевая разница заключается в том, что на собрании говорит один человек, а остальные его слушают, в ходе совещания же предполагается, напротив, максимальная вовлечённость участников в процесс.

Целью собрания является информирование его участников о некоторой ситуации или донесение идей, подходов, позиции. В ходе собрания никаких обсуждений не ведётся. Максимальный возможный интерактив в этом случае – это вопросы участников и ответы на них выступающего.

Основная цель любого совещания – принятие решения или его подготовка. Продуктом совещания должно стать новое видение, новые идеи, подходы, выработанные в ходе совещания, либо произведённый из заранее подготовленных альтернатив выбор.

При таком разделении очевидно, что собрания гораздо проще для организации и проведения, поскольку требуют лишь базовых навыков администрирования и выступления. Эффективные же совещания зависят, в том числе от понимания и реализации некоторых важных принципов. Для реализации этих принципов крайне важна роль лидера (фасилитатора, организатора) совещания. Помните также, что 80% эффективности совещания обеспечивается на этапе подготовки к нему, в том числе в ходе анализа предыдущих совещания и корректировки подходов и поведения.

Правильная и своевременная подготовка совещания и оповещение о нём участников – залог предсказуемости хода самого мероприятия и его результатов.

o   Цели совещания должны быть отображены в повестке дня

o   Рассылайте «Повестку дня» за 2-3 дня до совещания

o   Если один из пунктов представляет особый интерес для группы, составьте к нему пояснительную записку

o   Вопросы, требующие интенсивного мышления, ярких идей и ясных голов ставьте в начало совещания

o   Пункт вызывающий наибольший интерес ставьте на вторую половину совещания

o   Заканчивайте встречу объединяющим вопросом

o   Придерживайтесь тайминга

o   Если совещания часто затягиваются, то начинайте их за час до обеда или за час до конца рабочего дня

o   Пункты, не требующие долгого обсуждения можно вынести на последние 10 минут совещания

o   Материалы и приложения распространяйте вместе с повесткой дня

o   Документы, раздающиеся на совещании для обсуждения на месте, должны быть краткими и ясными

o   Оставьте время на определение добровольных обязательств

o   Резервируйте время для незапланированных вопросов

Вспомните, сколько совещаний прошло зря лишь из-за того, что собравшиеся не до конца понимали, зачем собрались, что от них ждут и каков будет результат совещания. Сформулируйте цели совещания с применением технологии SMART, донесите их до всех участников совещания и заручитесь их согласием, поскольку без него вы не сможете обеспечить последовательное достижение поставленной цели в ходе совещания.

o   Слушайте других, когда они выступают

o   Дайте высказаться несогласным с большинством

o   Уважайте желания других в получении дополнительной информации

o   Мотивируйте каждого к участию

o   Цените вклад других

o   Поддерживайте особое мнение

o   Поощряйте любые идеи

Всё это позволит поднять значимость мероприятия для участников и продемонстрировать им нужность и важность их присутствия и ценность их вклада.

Факты легко доказуемы, мнения эмоциональны и оценочны. Непонимание этой разницы приводит к разногласиям и даже конфликтам в ходе совещания.

o   Анализируйте и проверяйте факты

o   Предоставляйте информацию четко, ясно и в логическом порядке

o   Суммируйте факты

o   Выделяйте главные факты

o   Фиксируйте решения и ответственных лиц

o   Связывайте выводы с целью совещания

Очень часто совещание приобретает хаотический характер и ни к чему не приводит. Именно отсюда и появляется ощущение впустую потраченного времени. Чтобы этого не происходило, ведущий совещания должен обеспечить последовательную работу над повесткой:

o   Следите, чтобы пункты повестки обсуждались по порядку

o   Не допускайте возврата к обсужденным вопросам

o   Фиксируйте понимание, подводя итоги по ходу дискуссии

o   Документируйте все решения

o   Возвращайте участников в русло дискуссии

o   При выходе за временные рамки, расставляйте приоритеты

Как уже говорилось, цель совещания – принятие решения. Если решения не принимаются – совещания не имеет смысла.

o   Полной информации никогда не бывает, поэтому не тяните с принятием решения

o   Откладывая, вы рискуете потерять главное – время

o   Используйте оптимальный способ принятия решения (голосование, консенсус, авторитарный и пр.)

o   Озвучивайте принятые решения

o   Определите индивидуальную ответственность за решения и их реализацию

o   Спланируйте и детализируй план действий

o   Определите KPI

o   Четко обозначьте сроки

В крупных компаниях сплошь и рядом встречается ситуация, при которой за принятые решения отвечают все и никто. Не провоцируйте подобной ситуации в ходе ваших совещаний.

Недостаточно просто провести совещание. Важен также и последующий контроль реализации договорённостей. Для этого используются промежуточные отсечки, экшн-планы и прочие инструменты.

o   Проверьте, достигнуты ли цели совещания

o   Сфокусируйте участников на заданиях

o   Сделайте обзор ожиданий и последствий

o   Назначьте дату следующей встречи

o   Проверьте результаты на следующем совещании 

Иногда бывает, что совещание нужно прекратить. В этом случае не нужно ориентироваться на формальный регламент. Бессмысленное совещание хуже, чем его отсутствие.

o   Дискуссия зашла в тупик (нужно больше информации, фактов)

o   Отсутствуют нужные люди

o   Требуется время на обсуждение с коллегами

o   Меняются обстоятельства

o   Тема требует больше времени, отведенного по регламенту

o   Малая группа участников способна самостоятельно решить вопрос за рамками совещания

 

Соблюдение этих простых принципов позволит в разы повысить эффективность проводимых в вашей команде совещаний. При этом помните, что ответственность за исход подобного мероприятия лежит не только на ведущем, но и на каждом из участников. Поэтому будет не лишним донести правила проведения совещаний до всех сотрудников компании.

 



ПРОГРАММЫ
Продажи и сервис
Персональная эффективность
Эффективная команда
Менеджмент и лидерство
Тренерское мастерство
УСЛУГИ
Консалтинг
Обучение
Оценка
НАШ ПОДХОД
Диагностика
Разработка
Проведение
Поддержка
КОНТАКТЫ
8 (495) 774-25-93
Заказать звонок

115035, г. Москва, Садовническая ул., д.54, стр.2, 4 этаж (ст. м. Новокузнецкая)
info@pz-tr.ru
2013 - 2017, PUZZLE-Training, Москва